W większości firm, z którymi rozmawiam, nie ma kupca. Jest właściciel, który "załatwia" stal albo folię, bo zna dostawcę od lat. Jest szef produkcji, który zamawia części, bo wie, czego brakuje. Jest księgowa, która podpisuje faktury i czasem pyta, dlaczego ta sama śruba kosztuje dziś więcej niż w marcu. I wszyscy trzej mówią, że zakupy "jakoś działają".
Działają. Pytanie, ile to kosztuje.
Zakupy bez kupca mają trzech właścicieli i zero odpowiedzialności
Kiedy za zakupy odpowiada "każdy po trochu", dzieje się kilka rzeczy naraz. Nikt nie zbiera ofert, bo nie ma na to czasu między pilnymi sprawami. Nikt nie renegocjuje warunków, bo dostawca jest "sprawdzony" i nie wypada. Nikt nie liczy kosztu całkowitego (TCO), tylko cenę z faktury. I nikt nie zauważa, że ten sam materiał kupują trzy osoby od trzech dostawców na trzy różne warunki płatności.
Z perspektywy właściciela to niewidoczne. Produkcja idzie, faktury są płacone, marża jakaś jest. Problem wychodzi dopiero wtedy, gdy ktoś zestawi obok siebie dwanaście miesięcy zakupów i policzy, ile firma oddała dostawcom za brak jednej rzeczy: osoby, która ma zakupy w zakresie obowiązków.
Widziałem to wiele razy. Jeden dostawca przez lata, bez sprawdzenia ceny, bo "zawsze był". Albo odwrotnie: kilkunastu dostawców w jednej kategorii, bo każdy zamawiał tam, gdzie mu wygodnie. W obu przypadkach to samo: bez pomysłu i bez użycia choćby jednej dźwigni zakupowej.
Trzy sygnały, że ten problem dotyczy Twojej firmy
- Nie potrafisz powiedzieć, ile wydajesz u pięciu największych dostawców. Nie z pamięci, z liczby. Jeśli trzeba to "wyciągać z księgowości", to znaczy, że nikt na to nie patrzy na bieżąco.
- Ostatnia zmiana dostawcy wydarzyła się, bo stary zawalił. Nie dlatego, że ktoś porównał oferty. Zakupy reaktywne to zakupy, w których warunki dyktuje druga strona.
- Cena rośnie, a Ty dowiadujesz się z faktury. Dostawca podniósł stawkę o kilka procent, nikt nie zapytał dlaczego, nikt nie sprawdził, co robi rynek. Po roku takich "drobnych" ruchów to już nie są drobne pieniądze.
Czy to znaczy, że trzeba zatrudnić kupca?
Niekoniecznie. Przy obrocie zakupowym rzędu kilku milionów złotych etat kupca często nie ma sensu, a przynajmniej nie od razu. Ma sens coś innego: żeby zakupy miały właściciela, proces i liczby. Właścicielem może być szef produkcji, pod warunkiem, że ma na to czas w kalendarzu, a nie "po godzinach". Proces to kilka prostych zasad: od jakiej kwoty zbieramy dwie oferty, kiedy renegocjujemy stałych dostawców, kto zatwierdza nowego. Liczby to spend według dostawców i kategorii, raz na kwartał, na jednej kartce.
Widziałem firmy, które po takim uporządkowaniu wracały do tematu kupca po roku, już z danymi, które pokazywały, czy etat się zwróci. I widziałem takie, którym to wystarczyło na długo.
Od czego zacząć w tym tygodniu
- Wyciągnij z systemu księgowego listę faktur zakupowych z ostatnich 12 miesięcy. Dostawca, kwota, kategoria. Nic więcej.
- Posortuj po kwocie. Zobacz, ilu dostawców odpowiada za 80 proc. wydatków. Zwykle to kilkunastu.
- Przy każdym z nich odpowiedz na jedno pytanie: kiedy ostatnio ktoś z Was negocjował z nim warunki? Jeśli odpowiedź brzmi "nie pamiętam", masz pierwszą listę do roboty.
To nie wymaga kupca, konsultanta ani systemu. Wymaga jednego popołudnia i decyzji, że zakupy w tej firmie mają właściciela.
Sprawdź, na jakim etapie są Twoje zakupy
Jeśli chcesz szybko zobaczyć, gdzie Twoja firma ma luki w zakupach, przygotowałem Kalkulator dojrzałości zakupów 360. 19 pytań, 3-5 minut, bezpłatnie, raport z oceną i trzema priorytetami na maila. A jeśli wolisz porozmawiać o konkretnej sytuacji, napisz albo zadzwoń.
